Hur kan man tillämpa mjuka färdigheter i virtuellt samarbete?
Externa resurser
Varför samarbete är viktigt på arbetsplatsen och hur man kan utnyttja samarbetsytor
Många studier har visat att hybridarbete är den bästa formen för att öka medarbetarnas motivation och engagemang för företaget.
Även om de inte fysiskt befinner sig under samma tak är det viktigt att hybridteamen upprätthåller en känsla av samhörighet och fortsätter att kommunicera och utvecklas som en enhet. Företaget kan lansera många initiativ som t.ex: Utbilda medarbetarna för att förbättra de kommunikationsstilar som föredras av kollegorna. Prioritera tydliga förväntningar och ansvarsområden för medarbetarna. Fira inkludering och mångfald bland medarbetarna.
Av denna anledning kan företaget också ändra företagets lokaler genom att omvandla dem, så att de används på ett annat sätt än tidigare, och skapa miljöer som syftar till socialisering, kreativitet och främjande av företagets värderingar, för att stödja kultur och tillhörighet. Se några exempel i videon.
Topp 10-tips för att skapa företagskultur i en virtuell värld
Om företagets lokaler renoveras för att uppmuntra inkludering och flexibilitet, för att hålla medarbetarna engagerade och delaktiga, är det också viktigt att bygga upp en solid kultur på distans. Hur då? Genom att strukturera en annan arbetsorganisation, skapa ett positivt klimat, bygga starka sociala och lärande miljöer, fokusera på team och förfina den kulturella kärnan.
Teamets mikrokultur är också viktig och alla medarbetare deltar i den direkt och pragmatiskt som en kreativ uppgift. Det gör de i början av varje projekt genom att staka ut kursen för sin grupp och noggrant planera hur de ska hålla teammöten. Andra åtgärder är att dela på arbetsbördan, fatta beslut, ge varandra feedback, blanda virtuella och fysiska interaktioner och respektera individuella stilar och preferenser – med andra ord att bygga upp teamets arbetskultur.
Gruppledaren har en viktig roll i allt detta och i videon ges några förslag på hur den rollen kan se ut.
Konsten att lyssna aktivt | Guide från Harvard Business Review
I samarbeten som förmedlas med hjälp av digitala medel kan nya former av missförstånd uppstå. Vi måste utrusta oss med en ny etikett i våra relationer.
När du kommunicerar digitalt ska du till exempel inte utgå från att andra förstår dina anvisningar och vad du skriver. Ägna tid åt att kommunicera med avsikten att vara extremt tydlig. Bombardera inte ditt team med meddelanden – det är ineffektivt och irriterande. Överväg att skapa teamakronymer för digital kommunikation (t.ex. ”No Need to Respond (NNTR)”), som ger förutsägbarhet och säkerhet i virtuella konversationer. Och kom ihåg att skapa utrymmen för att fira och umgås med distansteam, vilket kan stärka relationerna och lägga grunden för framtida samarbeten.
Kommunikation och aktivt lyssnande blir färdigheter som i ännu högre grad ska gynnas och slutföras i fjärrsamarbete med hjälp av dessa förslag i videon: 1: Ta bort distraktioner och försök att inte avbryta och, om du gör det, vänta på naturliga pauser och ställ öppna frågor (särskilt på telefon). 2: Försök att inte avbryta, ställ öppna frågor under pausen. 3: Sammanfatta vad du just hört. 4: Försök att vara närvarande och be om förtydliganden (fokusera på nuet och fråga den andra personen om du saknar detaljer). 5: Var inte rädd för tystnad, ni kan båda använda dessa stunder för att fundera på hur ni kan föra ett mer genomtänkt samtal.
52 tips för att förbättra dina färdigheter i virtuell kommunikation
Länken ger upp till 46 veckovisa tips om hur man kan förbättra kommunikationsförmågan i virtuella miljöer.
Kreativa samarbetstekniker för virtuella team
Även om de flesta distansarbetare föredrar att arbeta hemifrån och därmed skapa en bättre balans mellan arbete och fritid, kan det vara en utmaning att verkligen få kontakt med kollegorna på grund av bristen på formella och informella relationer.
De tre huvudingredienserna i gruppsamarbete: förtroende, samhörighet och gemensamt syfte, kan försvagas med avståndet och lagandan, som ofta är företagets drivkraft, försvinner. Distans kan också leda till att medarbetarna frikopplas och demotiveras från företagskulturen, vilket gör dem stressade och även mindre produktiva. Att tappa kopplingen till organisationskulturen är därför en risk. Vad främjar engagemang i team?
Samarbete i virtuella team är som en invecklad dans som kräver en känslig balans mellan teknik, kommunikation, innovation, mångfald och förtroende. Även på distans är det viktigt att upprätthålla en känsla av samhörighet, så att hybridteam fortsätter att kommunicera och trivas som en enhet. Det finns några förslag i artikeln.
Kvaliteterna hos en bra ledare i en virtuell miljö
Strategierna för att stödja sammanhållning och aktivt deltagande i virtuellt samarbete kan vara olika och samtidiga och genomföras av både arbetstagaren, chefen och företaget. Chefen måste framför allt se till att det finns en struktur och en planering, han måste komma i närmare kontakt med gruppmedlemmarna, uttrycka förtroende och garantera att det finns ett tillräckligt stort utrymme för säkerhet så att alla kan samarbeta i projektet. Empati är en viktig tvärgående färdighet, utmaningen är att använda den effektivt. Cheferna är ansvariga för 70% av skillnaden mellan teamens engagemangsnivåer (Deloitte).
I en undersökning bland mer än 4.000 anställda fann Harvard Business Review att inkluderande ledare uppvisar följande egenskaper:
- Viljan att dela med sig av personliga svagheter.
- Ett engagemang för att lära sig mer om kulturella skillnader.
- Fokus på att erkänna teammedlemmarna som individer.
Inkluderande ledarskap handlar inte om enstaka stora gester, utan om regelbundna, småskaliga kommentarer och handlingar; inkluderande ledarskap är påtagligt och praktiseras varje dag och dessa egenskaper är inte bara förbehållna ledaren utan berör alla medarbetare.
Enligt Deloitte och MIT:s forskning måste chefen (2018) kunna
- Tänka annorlunda, med ett tankesätt som möjliggör smidighet, kreativitet och förmåga att leda nätverk av team som arbetar i komplexa och osäkra miljöer. Tänka divergent och dra nytta av mångfalden av tankar.
- Agera annorlunda. Istället för att ha lösningar och bidra med expertis kommer ledare att behöva vara innovativa, samarbeta och använda team för att lösa utmaningar.
- Reagera annorlunda, kunna tolerera tvetydighet, visa motståndskraft, med självförtroende leda förändringar och uppmuntra till större inkludering i teamen.
Nyckeln till ett inkluderande ledarskap
Några av de egenskaper som lyfts fram i artikeln för ledarens inkluderande kapacitet kan aktiveras av alla teammedlemmar för att stödja den bästa sammanhållningen och delningen av grupparbete på distans. Observera att förmågan att känna empati, vilket innebär att på djupet förstå andra och få dem att känna sig lyssnade på, är en socioemotionell färdighet som är starkt korrelerad med ett teams framgång.
Vad är aktivt lyssnande och hur kan du förbättra denna viktiga färdighet?
I länken kommer du att kunna lära dig tekniker för aktivt lyssnande som hjälper dig att bli en bättre kommunikatör. Du hittar 7 tekniker för aktivt lyssnande som du omedelbart kan testa dig själv med.
Infografik
Viktiga aspekter av inkluderande kapacitet
Testa dig själv
Vilka är de viktigaste ingredienserna i gruppsamarbete?
Ange om dessa påståenden är sanna eller falska
